Modelli per gli inviti di Natale destinati all’azienda

Le feste di Natale aziendali non godono sempre di grande popolarità, motivo per cui alcuni invitati decidono di non parteciparvi. Per invogliare le persone a non perdersi assolutamente questo evento, l’invito deve saper trasmettere fin da subito il giusto spirito natalizio e la voglia di festeggiare.

“Tutti gli anni la stessa storia!” Se la prospettiva di una festa per celebrare la fine dell’anno suona già come una noiosa routine, la voglia di parteciparvi sarà matematicamente pari a zero. La prima regola fondamentale quando si scrive un invito di Natale è dunque quella di evitare di inserire modi di dire o frasi forzate, specialmente se sono già di per sé poco convincenti o entusiasmanti.

Il periodo che precede le festività natalizie è un frenetico susseguirsi di impegni e scadenze, sia in ambito lavorativo che privato. Chi è costantemente sotto pressione, cerca quindi di evitare tutte quelle situazioni scomode o non strettamente necessarie. L’obiettivo principale è fare in modo che alla festa di Natale partecipino più dipendenti, partner commerciali o clienti possibili. In questi casi l’invito può quindi fare davvero la differenza.

Sommaire

• Il momento giusto
• Invito di Natale: l’ordine prima di tutto!
• Invito stampato o via e-mail?
• Inviti di Natale: suggerimenti per la creazione
• Modelli per gli inviti di Natale
  • Save the Date
  • Frasi di invito per dipendenti e colleghi
  • Frasi di invito per clienti e partner commerciali

Inviti di Natale: quando è il momento giusto?

Non è così semplice stabilire quando è il momento giusto per mandare un invito di Natale. Se l’invito viene fatto troppo a ridosso della festa, molti degli invitati potrebbero aver già preso altri impegni per quel giorno, visti i numerosi appuntamenti che tendono ad accumularsi durante il periodo prenatalizio. Se l’invito arriva invece con eccessivo anticipo, potrebbe non essersi ancora creata l’atmosfera giusta. A inizio autunno, ad esempio, nessuno è ancora entrato nello spirito prenatalizio, per cui l’entusiasmo a partecipare a una festa del genere potrebbe essere meno travolgente del dovuto.

Cosa fare dunque? La risposta si trova nel cosiddetto “Save the Date”, una sorta di pre-invito. Questo termine, che è ormai entrato pienamente nel linguaggio di uso comune, può essere benissimo reso anche con altre espressioni, come “Salvadata” o simili. Il principio è comunque lo stesso: inviare via e-mail la data dell’evento in modo che gli invitati ne prendano nota, per poi mandare successivamente l’invito ufficiale con tutti gli annessi e connessi.

La linea di azione potrebbe quindi essere strutturata come segue:

• Per i dipendenti che lavorano in aziende di medie e grandi dimensioni, è consigliabile mandare un Save the Date più o meno dieci settimane prima della festa prevista. Poiché nella maggior parte delle imprese si è soliti organizzare la festa in un giorno ben preciso (il penultimo venerdì prima della Vigilia di Natale, ecc.), il Save the Date potrebbe anche recare l’oggetto “Non dimenticarlo!”. Se il numero di partecipanti è basso, sarà necessario risvegliare in loro la curiosità fornendo qualche dettaglio ulteriore. L’invito vero e proprio può essere mandato due settimane prima, o in alcuni casi anche una settimana a ridosso della festa.

Il Save the Date va inviato circa dieci settimane prima della festa

• Se vengono invitate persone esterne all’azienda, il modo di procedere dovrà essere adattato alle loro esigenze. Se si tratta di dirigenti particolarmente impegnati, anche in questo caso sarà opportuno inviare un Save the Date con circa dieci settimane di anticipo, mentre l’invito effettivo andrà fatto tre o due settimane prima della festa. In caso di invitati molto importanti, si consiglia di concordare preventivamente la data.
• Se la festa è riservata solo ai dipendenti o ai colleghi di una piccola impresa o di un reparto specifico, un Save the Date può risultare per lo più superfluo, in quanto la data viene solitamente stabilita di comune accordo. In caso contrario, il momento giusto dipenderà molto dal tipo di cultura aziendale. In una startup con un organico prevalentemente giovane può essere sufficiente un preavviso di cinque settimane, mentre in un reparto con persone che lavorano fuori sede si dovranno calcolare tempistiche più lunghe. La struttura dell’invito è strettamente legata alla tipologia di festa che verrà organizzata. Se viene ingaggiato un servizio di catering, si dovrà indicare per tempo il numero esatto delle persone che parteciperanno. Se il team si ritrova invece per un semplice brindisi di Natale, tutti gli elementi sono variabili.

Invito di Natale: l’ordine prima di tutto!

Sia che si tratti di una semplice cartolina o di una lettera in grande stile, ci sono alcuni elementi che non possono assolutamente mancare in un invito di Natale ai fini di una corretta organizzazione:

• Il momento giusto: oltre alla data esatta, è meglio specificare anche il giorno della settimana, ad esempio: venerdì 15 dicembre 20XX. Subito dopo vanno indicati l’ora in cui è previsto l’inizio dell’evento e, se necessario, anche l’orario di ingresso per chi vuole arrivare in anticipo.
• La durata: ogni dipendente o qualsiasi altro invitato vorrà sapere quanto durerà la festa. Se dovrà terminare a un orario preciso per qualche motivo particolare, sarà opportuno indicarlo nell’invito stesso. Chi invece non vede l’ora che la parte “obbligatoria” finisca, gradirà avere un’informazione indicativa su quando inizierà il vero divertimento. A tal proposito sono molto utili e d’effetto le frasi come “dalle ore 22:00 comincerà la parte divertente” o “dopo il dolce si darà inizio alle danze”.
• Il luogo dell’evento: anche se si tratta di una birreria molto nota, è sempre meglio indicare l’indirizzo preciso. Per gli invitati che arrivano da fuori città potrebbe essere necessario aggiungere anche una mappa con l’ubicazione esatta del luogo dell’evento. Ulteriori indicazioni sui trasporti pubblici o sui parcheggi disponibili nei pressi della location saranno indubbiamente apprezzate da tutti gli invitati.
• Chi può venire?: sebbene la maggior parte delle feste di Natale aziendali sia riservata ai soli dipendenti, in alcuni casi è possibile portare con sé anche i propri partner o altre persone. Per evitare malintesi, occorre specificare fin da subito chi è effettivamente invitato. Il modo più elegante per esprimere questo concetto prevede l’utilizzo di una formula di risposta: “Sì, vengo con xx persone” lascia intendere che può venire anche un’altra persona, mentre un semplice “Sì, vengo” indica che l’invito è rivolto solamente al destinatario. Esistono però anche altre formule che possono essere utilizzate per questo scopo, come ad esempio “la festa di Natale per i nostri dipendenti” o “La aspettiamo assieme al/alla Suo/a partner”.
• Il dresscode: a volte la location scelta per l’evento lascia intuire già di per sé il tipo di abito che si dovrà indossare. In caso di dubbi o se è effettivamente richiesto un dresscode specifico, si consiglia di indicarlo nell’invito. L’informazione può essere riportata in modo sintetico alla fine del biglietto (ad es. usando la formula del P.S.) o essere inserita all’interno del testo.
• La richiesta di una conferma: per organizzare al meglio l’evento, è necessario sapere quante persone parteciperanno effettivamente alla festa. Un ottimo sistema è indicare nell’invito entro quando è richiesta la conferma o la disdetta da parte degli invitati. Si consiglia di lasciare sempre un paio di giorni di margine prima della deadline vera e propria, in maniera tale da agevolare anche gli eventuali ritardatari. La procedura può essere semplificata tramite apposite formule o biglietti di risposta.
• Indicare ulteriori dettagli: è prevista una navetta fino al luogo dell’evento? È possibile prenotare in anticipo un menu vegetariano? Anche queste informazioni dovrebbero essere riportate nell’invito.

Invito stampato o via e-mail?

È probabile che un’azienda con diverse centinaia di dipendenti preferisca mandare gli inviti via e-mail semplicemente per una questione legata ai costi. Se si vuole però dimostrare ai propri impiegati tutta la stima e l’apprezzamento che meritano, o in caso di feste più contenute, gli inviti stampati sono senza dubbio il mezzo migliore. Anziché essere inviati per posta, possono essere distribuiti ai dipendenti direttamente all’interno dell’azienda.

Per gli invitati esterni, invece, si dovrebbe sempre spedire un biglietto stampato o una lettera. L’invito può essere inviato per posta all’indirizzo dell’azienda dell’invitato oppure direttamente al suo domicilio.

Inviti di Natale: suggerimenti per la creazione

La prima impressione è quella che conta. Un invito elegante e originale invoglierà molto di più il destinatario a partecipare alla festa di Natale rispetto a una banale lettera scritta sul classico foglio di carta intestata e racchiusa in una pomposa busta formale. In quest’ultimo caso si viene infatti a creare quella sensazione di monotona routine descritta all’inizio. Usando alcuni piccoli accorgimenti, tuttavia, è possibile evitare che ciò si verifichi.

• Carta: non usare in nessun caso la comune carta da lettera con il logo in grassetto e le coordinate bancarie. Si può optare eventualmente per un foglio predefinito, anche se una carta più pregiata personalizzata in modo discreto conferirà un effetto sicuramente più elegante.
• Biglietto: un biglietto ha un aspetto più raffinato di una semplice lettera, soprattutto se si tratta di un biglietto doppio. Per inviti particolarmente esclusivi si possono scegliere vari tipi di finiture, come ad esempio il cartone di lino o il cartone martellato. In ogni caso il biglietto dovrà rispecchiare lo stile dell’azienda ed essere in tema con la festa.
• Busta: la busta dovrebbe essere in linea con la lettera o il biglietto a partire dal materiale utilizzato, mantenendo idealmente lo stesso colore.
• Originalità: un formato particolare non passa di certo inosservato. Che ne diresti ad esempio di una cartolina in formato extralungo che funge allo stesso tempo da biglietto d’ingresso per la festa? Se sei una persona creativa, potresti addirittura pensare di realizzare biglietti a forma di scatoletta regalo o di pallina per l’albero di Natale.
• Colore: il rosso e il verde scuro non sono solo i colori natalizi per eccellenza, ma donano anche un aspetto elegante e raffinato. Un biglietto che richiama uno di questi due colori o una combinazione di entrambi risulterà sempre impeccabile. Se associato alla neve, anche il bianco è un colore allegro e vivace, perfetto per i motivi invernali. Naturalmente è possibile utilizzare anche il proprio colore aziendale, purché non stoni con tutto il resto.
• Motivo: rami di abete, albero di Natale, slitta con le renne, angeli, fiocchi di neve, rami di agrifoglio o campane: esistono tantissimi motivi natalizi diversi da poter utilizzare per un invito. Alcuni sono banali, mentre altri mantengono intatta la loro bellezza. Ognuno di questi temi potrebbe andar bene per gli inviti di Natale, purché si abbini al colore scelto. Occorre solamente prestare attenzione a motivi troppo “spiritosi”. Non tutti possiedono lo stesso senso dell’umorismo e alcuni invitati potrebbero sentirsi addirittura offesi.
• Scrittura a mano: se gli invitati sono circa un centinaio, diventa ovviamente impossibile scrivere ogni biglietto a mano. Se la festa prevede invece pochi invitati, gli inviti scritti a mano sono una prassi abbastanza comune, ma non obbligatoria. L’importante, però, è che la firma sia autentica.
• Spedizione: se gli inviti vengono spediti per posta, non devono passare attraverso l’affrancatrice, ma essere affrancati con un francobollo speciale. L’indirizzo può essere scritto a mano oppure stampato su un’apposita etichetta.
• Regalo: un piccolo presente darà un valore aggiunto a ogni invito. Un pratico scaldamani tascabile potrebbe essere un’idea carina per la stagione invernale. Altrimenti, si potrebbe pensare a un regalo più funzionale come un addobbo sottile da appendere all’albero di Natale, soprattutto se gli inviti sono particolarmente numerosi e devono essere spediti via posta.

Modelli per gli inviti di Natale

Di seguito troverai alcuni modelli di Save the Date e lettere di invito da utilizzare per diversi tipi di feste e destinatari. Divertiti a combinare i singoli elementi tra loro in base alle tue preferenze, oppure inseriscili nei testi che hai già scritto personalmente. Puoi anche scegliere di usare un intero modello se dovesse risultare adatto per una specifica occasione.

Save the Date

Frasi di invito per dipendenti e colleghi

Frasi di invito per clienti e partner commerciali