Che si tratti di una vacanza, di un viaggio di lavoro o di un cambio di azienda, la risposta automatica per posta è una buona scelta per qualsiasi tipo di assenza. Avete bisogno di una nota di assenza formulata in modo adeguato e veloce? Con noi troverete molti consigli pratici e modelli di testo gratuiti per la vostra prossima assenza dall’ufficio.
Grazie per il suo messaggio, purtroppo al momento sono fuori ufficio.
Questa o simili e-mail automatiche sono certamente note a tutti. La cosiddetta nota fuori ufficio è particolarmente pratica quando non si è in ufficio. Sia che siate in vacanza, in viaggio d’affari o semplicemente malati. Con poche righe amichevoli, potete informare clienti, partner e colleghi della vostra assenza. Le note di assenza si creano rapidamente con pochi clic e semplificano la comunicazione durante la vostra assenza. Potete indicare in modo specifico le responsabilità fino al vostro ritorno. Le richieste dei clienti non vanno a vuoto e possono ricevere una risposta tempestiva. Il vantaggio per voi: meno richieste e compiti aperti si accumulano nella vostra casella di posta elettronica e il vostro livello di stress non viene messo a dura prova subito dopo il vostro ritorno.
Contenuto:
- Biglietto di assenza professionale per ogni occasione
- Creare una nota di assenza in Outlook
- Suggerimenti per una nota fuori ufficio di successo
- Modelli di testo gratuiti per la prossima risposta automatica
- 4 consigli per una perfetta nota fuori ufficio
Cosa fa di una buona nota fuori ufficio?
Una nota di assenza in stile 08/15 “Non ci sono” non ha grandi vantaggi, né per voi né per i vostri clienti. Una buona nota di assenza, invece, fornisce tutte le informazioni importanti di cui clienti, partner commerciali e colleghi hanno bisogno. Queste includono, tra l’altro, il periodo di assenza, il suo sostituto e, se applicabile, il motivo. Con queste informazioni si evitano malintesi e si dà alla risposta automatica un ulteriore contatto personale.
Possibili occasioni
Se volete motivare la vostra assenza nella risposta automatica dipende ovviamente da voi. Ma a volte ha senso che i destinatari conoscano il motivo. In questo modo possono decidere da soli se attendere il vostro ritorno con la loro richiesta.
Una nota di assenza specifica è pratica quando si è in vacanza o in viaggio d’affari. In questo caso si conosce il periodo esatto in cui non si è in ufficio e si può essere raggiunti solo con difficoltà o per niente. Una nota di assenza personale fa la differenza anche nel caso di una malattia prolungata, di un congedo parentale, di un anno sabbatico o di un cambio di azienda, per come viene percepita la vostra assenza. Poiché non siete disponibili per un periodo di tempo più lungo, le vostre mail non verranno elaborate da voi. Grazie alle informazioni fornite dalla risposta automatica, clienti e colleghi sanno e possono indirizzare le loro richieste a un’altra persona di contatto.
A proposito: anche se vi ammalate con poco preavviso, una notifica di assenza aiuta a comunicare la vostra assenza.
Creare una nota di assenza in Outlook
Per creare una nota fuori ufficio in Outlook, è necessario accedere alle informazioni dell’account. A tale scopo, fare clic su File. Fare quindi clic sul campo Risposta automatica (Fuori ufficio). Nella finestra di dialogo che segue, è possibile definire il testo esatto del messaggio fuori ufficio; utili esempi di formulazione si trovano qui.
Nota: Lavoriamo con Office/Microsoft 365 (versione 2005, build 12827.20268 click-and-lose).
Consigli per una nota di assenza di successo
La risposta automatica aiuta a comunicare importanti questioni organizzative. È necessario prestare particolare attenzione ai seguenti punti:
Quanto dura l’assenza?
È possibile impostare un messaggio fuori ufficio per un’ora non specificata o specificare una data esatta comprensiva dell’ora. In questo modo, è possibile definire il periodo di tempo in cui il messaggio di assenza deve essere inviato. Pensate quindi in anticipo alla finestra temporale della vostra assenza e comunicatela (se possibile) nella vostra risposta automatica.
Comunicare in modo diverso all’interno e all’esterno?
Outlook offre la possibilità di inviare due testi diversi come risposta automatica. Ciò consente di distinguere tra destinatari interni (all’interno della mia organizzazione) ed esterni (fuori dalla mia organizzazione).
Se vi date del tu all’interno dell’azienda, potete utilizzarla anche per i vostri messaggi interni fuori ufficio. Prestate quindi particolare attenzione alla formulazione e alla firma corretta per i rispettivi destinatari del messaggio.
Internazionalizzazione
Le aziende che operano a livello internazionale dovrebbero scrivere le note di assenza in due lingue. Naturalmente, ciò può dipendere anche dal reparto in cui si lavora. Soprattutto se lavorate nel servizio clienti o nelle vendite, potreste essere in contatto con persone che parlano lingue straniere. In questo caso, le versioni bilingue sono molto utili.
Cosa succede alle e-mail in entrata?
Inoltre, è necessario affrontare la questione dell’“Accesso alla casella di posta elettronica”. Se avete creato voi stessi degli appuntamenti, questi non possono essere spostati da altri in vostra assenza, a meno che non abbiate creato un sostituto per la casella di posta elettronica (di cui parleremo tra poco), cosa che ovviamente va fatta prima.
Se volete rispondere personalmente alle e-mail nonostante la lontananza, avete naturalmente bisogno di un accesso a Internet mentre siete in viaggio. Tuttavia, ciò che sembra banale può diventare rapidamente un ostacolo: Le funzioni di roaming disattivate, le reti wireless scadenti o le tariffe dati estere oscenamente costose hanno già sorpreso molti manager, anche se, almeno a livello europeo, non ci sono più grandi trappole di costo di cui preoccuparsi.
Chi si occupa dell’area di responsabilità?
Il passo successivo consiste nel chiarire se esiste un sostituto per il periodo di assenza. Se c’è, deve essere nominato nella nota di assenza, includendo i dettagli di contatto. Soprattutto se non si ha accesso alla posta elettronica per un periodo di tempo prolungato, è opportuno organizzare un sostituto. Per i colleghi, il nome e l’indirizzo e-mail sono di solito sufficienti. Per i clienti, è meglio avere anche un numero di telefono, in modo da poter chiarire i dubbi il più rapidamente possibile.
Non avete una rappresentanza? Allora trasmettete questa informazione anche ai vostri clienti e partner commerciali e, soprattutto, indicate l’ora in cui tornerete in ufficio. Per fornire ancora un valore aggiunto ai destinatari della vostra nota fuori ufficio, dovreste includere le informazioni generali di contatto della sede centrale dell’azienda o del vostro reparto sovraordinato. Forse le richieste di informazioni possono essere esaudite in questo modo senza la vostra assistenza.
Le richieste saranno inoltrate?
Le vostre e-mail vengono inoltrate automaticamente a un collega? Allora dovreste comunicarlo anche voi. In questo modo, il destinatario sa che non deve inviare nuovamente la posta al collega. Se non avviene l’inoltro, è bene scriverlo anche nella nota di uscita dall’ufficio e indicare specificamente i dati di contatto del vostro sostituto anche in questo caso. In questo modo, la persona all’altro capo sa che può sempre contattare qualcun altro per le sue preoccupazioni.
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Inoltro automatico dei messaggi di posta elettronica in Outlook
È possibile impostare l’inoltro della posta elettronica facendo clic sul campo “Regole…” in basso a sinistra della finestra Out of Office e poi su “Aggiungi regola…”. A questo punto, creare trattamenti individuali per i messaggi di posta in arrivo.
Inoltrare tutti i messaggi
Si desidera che tutti i messaggi vengano inoltrati? Allora attivate il campo Inviati direttamente a me. Se si desidera inoltrare anche tutti i messaggi che si ricevono in copia (Cc), è necessario selezionare anche il campo Copia (Cc a me). Selezionare quindi la voce Inoltra e inserire l’indirizzo e-mail del proprio sostituto.
Se si desidera che il mittente riceva una notifica di inoltro dell’e-mail inviata in aggiunta al normale messaggio fuori sede, è necessario attivare il campo Risposta con. Fare clic su Modelli per aprire una finestra di messaggio vuota. Inserire un testo di messaggio appropriato e aggiungere un oggetto. Lasciare vuoto il campo A.
Inoltrare messaggi da mittenti specifici
Naturalmente, è possibile inoltrare anche i messaggi di mittenti molto specifici, ad esempio se si sa che alcuni clienti invieranno documenti importanti in vostra assenza. Per farlo, aggiungete gli indirizzi e-mail corrispondenti in cima al campo Da.
Inoltrare solo messaggi su argomenti specifici
Con una regola di assenza si può anche specificare che solo i messaggi su un certo argomento vengono inoltrati alla persona responsabile. In questo modo, il vostro sostituto riceve solo i messaggi veramente importanti e non viene sommerso da e-mail “non importanti” (ad esempio, le newsletter a cui vi siete iscritti). A tal fine, inserire un termine corrispondente nel campo “Oggetto” o “Testo del messaggio”.
Nota di assenza adeguata: modelli gratuiti
Abbiamo scritto i nostri esempi di formulazione per sei diverse occasioni e abbiamo cercato di includere anche note di assenza generali. Scegliete semplicemente un modello adatto e adattatelo alle vostre esigenze personali!
Il nostro consiglio: Adattate la risposta automatica al gruppo di destinatari e inviate una nota di assenza diversa internamente rispetto all’esterno. Con i nostri pratici moduli di testo, vi offriamo la possibilità di comunicare la vostra assenza in modo rapido e semplice, senza alcun malinteso.
Modelli interni
1Generale
Cari colleghi,
Grazie per il vostro messaggio. Questa è una risposta automatica perché al momento non sono in casa. La preghiamo di notare che la sua e-mail non verrà elaborata. Vi risponderò al mio ritorno.
Per qualsiasi domanda, contattare Max Mustermann.
Tanti saluti
Michèle
Cari colleghi,
Sarò fuori ufficio dal D. al GG.MM.YYYY e non avrò accesso alla mia posta elettronica durante questo periodo. A partire da D.MM.YYYY sarò di nuovo personalmente disponibile e mi occuperò delle vostre richieste.
Tanti saluti
Michèle
Cari colleghi,
Sarò fuori casa fino a D.MM.YYYY compreso. Durante questo periodo, le mie e-mail non saranno inoltrate né riceveranno risposta. In caso di urgenza, si prega di contattare il mio sostituto Max Mustermann.
Tanti saluti
Michèle
Cari colleghi,
Sarò fuori ufficio il D.MM.YYYY. In caso di urgenza, si prega di contattare i seguenti colleghi:
Gamma A: Max Mustermann.
Gamma B: Donna campione di Maria.
Gamma C: Melanie Musterfrau.
Tanti saluti
Michèle
2Viaggio d'affari
Cari colleghi,
Sarò in viaggio d’affari dal D.MM.YYYY e avrò un accesso limitato alla mia posta elettronica. In casi urgenti potete contattarmi telefonicamente al numero +49 1234 56789. A causa del fuso orario, posso essere raggiunto telefonicamente solo tra XX:XX – XX:XX h.
Tanti saluti
Michèle
3Vacanze
Cari colleghi,
Da D. a DD.MM.YYY sarò in vacanza. In caso di urgenza, vi prego di contattare i miei colleghi Max Mustermann o Marie Musterfrau. A partire dal D.MM.YYY sarò di nuovo personalmente disponibile e vi fornirò un feedback.
Divertitevi.
Tanti saluti
Michèle
4Malattia
Cari colleghi,
Sono malato con breve preavviso e probabilmente sarò di nuovo disponibile in ufficio a partire dal D.MM.YYY. In caso di urgenza, si prega di contattare Max Mustermann.
Tanti saluti
Michèle
Cari colleghi,
A causa di una lunga malattia, non sono attualmente presente nell’edificio. Durante questo periodo, le mie e-mail saranno inoltrate al mio vice Max Mustermann ed elaborate.
Grazie per la vostra comprensione.
Tanti saluti
Michèle
5Congedo parentale
Cari colleghi,
a partire dal D.MM.YYY lavorerò a tempo pieno e a tempo parziale come mamma/papà per il momento. Poiché sarò dipendente dal cambio dei pannolini, Max Mustermann sarà al vostro fianco per le domande relative al mio campo.
Auguro a voi (e a me) un periodo senza stress.
Tanti saluti
Michèle
Cari colleghi,
Sto per avere un bambino e sarò in congedo parentale a partire dal D.MM.YYYY. Durante questo periodo, sarò sostituita dal mio collega Max Mustermann. Probabilmente riprenderò il mio lavoro il D.MM.YYYY.
Vi auguro il meglio.
Tanti saluti
Michèle
6Anno sabbatico
Cari colleghi,
Mi sono preso un piccolo anno sabbatico dalla mia vita lavorativa quotidiana. Il mio anno sabbatico inizia il D.MM.YYYY e termina il D.MM.YYYY. Durante questo periodo, si prega di contattare:
Gamma A: Max Mustermann.
Gamma B: Donna campione di Maria.
Gamma C: Melanie Musterfrau.
Grazie per la vostra comprensione.
Tanti saluti
Michèle
Cari colleghi,
Sto trascorrendo un anno sabbatico in America. Per assicurarsi che tutto fili liscio in ufficio, Max Mustermann si occupa dei miei compiti.
Tutto il meglio e a presto
Michèle
7Cambio azienda
Cari colleghi,
Purtroppo ho lasciato l’azienda. Vorrei ringraziarvi per la grande collaborazione.
Per i miei argomenti, contattare Max Mustermann.
Tutto il meglio
Michèle
P.S.: Rimanete aggiornati tramite LinkedIn e/o Xing.
Modelli esterni
1Generale
Gentili signore e signori,
Grazie per il suo messaggio. Questa è una risposta automatica in quanto non sono in casa. La preghiamo di notare che la sua e-mail non verrà elaborata. Al mio ritorno mi metterò in contatto con voi. In caso di urgenza, la prego di contattare il mio collega:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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Gentili signore e signori,
Grazie per il suo messaggio. Sarò fuori ufficio da D. a DD.MM.YYYY e non avrò accesso alla mia posta elettronica durante questo periodo. Le vostre richieste non saranno inoltrate.
In casi urgenti, si prega di contattare il mio sostituto Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). A partire da D.MM.YYY risponderò al vostro messaggio e-mail il prima possibile.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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Gentili signore e signori,
Grazie per il suo messaggio. Nei giorni D.MM.YYYY non sarò disponibile in ufficio e avrò accesso limitato alla mia casella di posta elettronica. In caso di urgenza, la prego di contattare i seguenti colleghi:
Gamma A: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789.
Gamma B: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Gamma C: Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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2Viaggio d'affari
Gentili signore e signori,
Grazie per avermi contattato. A causa di un viaggio di lavoro, sarò fuori ufficio fino a D.MM.YYYY. Durante questo periodo avrò un accesso limitato alla mia casella di posta elettronica. Non appena tornerò dal mio viaggio, mi metterò immediatamente in contatto con voi.
Per domande importanti, si prega di contattare il signor Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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3Vacanze
Gentili signore e signori,
Grazie per il vostro messaggio. Sarò in vacanza dal D.MM. al DD.MM.YYYY. In caso di urgenza, la prego di contattare il sig. Max Mustermann o la sig.ra Marie Musterfrau.
Contatto:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Vi prego di notare che le vostre richieste non saranno inoltrate. Vi risponderò al più presto dopo il mio ritorno.
Vi auguro di divertirvi.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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Gentili signore e signori,
Grazie per il vostro messaggio. Sono in vacanza fino a D.MM.YYYY. Vi assicuro che vi risponderò non appena tornerò.
In caso di urgenza, si prega di contattare il mio collega Mr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Vi auguro di divertirvi.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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4Disease
Gentili signore e signori,
Grazie per il suo messaggio. Poiché sono malato con breve preavviso, probabilmente sarò di nuovo disponibile in ufficio solo a partire da D.MM.YYYY. In questo periodo i messaggi non saranno inoltrati. In caso di urgenza, si prega di contattare Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Grazie per la vostra comprensione.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
Gentili signore e signori,
Grazie per il vostro messaggio. A causa di una prolungata malattia, non sono attualmente presente nell’edificio. Le mie e-mail vengono automaticamente inoltrate al mio vicesig. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Il signor Mustermann sarà lieto di aiutarvi per qualsiasi dubbio.
Grazie per la vostra comprensione.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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5Congedo parentale
Gentili signore e signori,
Grazie per la sua e-mail. Attualmente sono in congedo parentale. Il mio sostituto sarà Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) e sarà a vostra disposizione con parole e fatti.
Vi auguro un periodo di successo.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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Gentili signore e signori,
Grazie per il suo messaggio. A partire dal D.MM.YYY sarò in congedo parentale. Durante questo periodo, sarò sostituito dal mio collega Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Si prega di notare che il vostro messaggio non verrà inoltrato.
Si prevede che riprenderò le mie attività il D.MM.YYYY e mi metterò in contatto con voi.
Vi ringraziamo per la vostra comprensione e per la piacevole collaborazione finora avuta. A presto!
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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6Anno sabbatico
Gentili signore e signori,
Grazie mille per il suo messaggio. Mi sono preso un piccolo anno sabbatico dalla mia vita lavorativa quotidiana. Il mio anno sabbatico inizia il D.MM.YYYY e termina il D.MM.YYYY. Durante questo periodo, Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) si occuperà delle mie aree. Si prega di notare che i messaggi non saranno inoltrati durante questo periodo.
Grazie per la vostra comprensione.
Cordiali saluti
Cognome Michèle
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7Cambio azienda
Gentili signore e signori,
Grazie mille per il suo messaggio. Purtroppo ho lasciato l’azienda. Vi ringrazio per la piacevole collaborazione e per la vostra fiducia.
Per le mie aree tematiche, contattare Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) con effetto immediato.
Rimanere in contatto:
LinkedIn
Xing
Tutto il meglio
Cognome Michèle
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Gentili signore e signori,
Grazie mille per il suo messaggio. Purtroppo non è più possibile contattarmi personalmente, poiché ho lasciato l’azienda il D.MM.YYYY.
Vi ringrazio molto per la buona collaborazione degli anni passati. Sarei felice se continuassimo a rimanere in contatto. Potete raggiungermi tramite LinkedIn e/o Xing.
Vi auguro il meglio.
Per qualsiasi domanda, contattare Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Cordiali saluti
Cognome Michèle
4 consigli per una perfetta nota fuori ufficio
Il punto di forza di una buona nota di assenza: è formulata in modo tale che tutte le domande che sorgono trovano una risposta diretta. Nessuna domanda senza risposta deve rimanere al destinatario. Abbiamo riassunto per voi i punti più importanti:
→ Indicare una rappresentanza, compresi i dettagli di contatto.
→ Selezionare se le email vengono inoltrate.
→ Prestare particolare attenzione a un saluto appropriato e a uno stile di scrittura.
Fonte dell’immagine: Kari Shea via Unsplash
